Nejvýkonnější servery Nejvýkonnější servery
Dlouhodobý vítěz
ve srovnávacích testech výkonu

Jak zacházet s e-maily zaměstnanců, kteří již ve firmě nepracují?

Pokud se zaměstnanec rozhodne opustit své pracovní místo, zbude po něm e-mailová adresa. Může si zaměstnavatel číst odeslané a přijaté zprávy? Komu taková e-mailová adresa patří, a jak s ní po odchodu zaměstnance nakládat?

Obecně platí pravidlo, že zaměstnavatel nesmí otevírat e-mailovou schránku svého zaměstnance, porušil by tak právo na soukromí. Pokud e-mailová adresa obsahuje jméno zaměstnance, pak je tato schránka jeho osobním vlastnictvím, a má právo po svém odchodu vyžadovat, aby byla adresa smazána. To se ovšem v praxi vymáhá velmi obtížně. Pokud jde o univerzální adresu, která neobsahuje identifikační údaje zaměstnance, např. info@zonercloud.cz, patří adresa firmě, a to i v případě, že ji používal pouze jeden zaměstnanec. Není tedy problém ji zpřístupnit nově příchozímu zaměstnanci.

Protřiďte si svou schránku a předejte důležité kontakty

Pokud zaměstnanec opouští své zaměstnání, ať už z jakéhokoliv důvodu, měl by si svou e-mailovou schránku protřídit. Obzvlášť pokud jde o někoho, k jehož pracovní náplni patří častá korespondence. Je dobré uvědomit důležité klienty o odchodu a předat jim kontakt na osobu, na kterou se mohou v případě potřeby obrátit, a s kým mají v budoucnu komunikovat. Dále je dobré uchovat důležitou korespondenci, dokumenty a kontakty, které bývalý zaměstnanec v průběhu výkonu zaměstnání posbíral, a předat je svému nástupci.

Pozor na výjimky

Jak už bylo zmíněno výše, zaměstnavatel nemá oprávnění číst korespondenci bývalých zaměstnanců. Existují ale výjimky, a to situace, kdy zájmy zaměstnavatele převáží nad právem zaměstnance. To například v případě, že do schránky stále přicházejí důležité informace, které dosud nebyly převedeny na novou adresu. I přesto smí zaměstnavatel otevírat pouze pracovní e-maily, osobní korespondenci číst nesmí. Navíc je nepřípustné, aby kdokoliv jiný než ten, jemuž e-mailová adresa patří, z dané schránky odepisoval.

Kroky ze strany zaměstnavatele

Ideálním řešením je nastavení automatické odpovědi, která odesílatele upozorní na odchod daného zaměstnance a nasměruje je na osobu, na kterou se mohou nově obracet. Dále je dobré schránku archivovat a určit datum, po kterém by měla být smazána. To už záleží na zaměstnavateli, obvykle ale postačí lhůta tří měsíců. Následně je potřeba schránku definitivně smazat, a to hned ze dvou důvodů. Jednak na to má bývalý zaměstnanec právo, pokud daná adresa obsahuje jeho jméno, a navíc těm, kteří na tento e-mail budou psát, se vrátí zpráva s informací, že daný e-mail nebylo možné doručit a budou vědět, že mají pátrat po jiném kontaktu.

Správa e-mailů s nejlepším zabezpečením na trhu

Měl by být stanoven přesný postup

Všechny tyto informace by měly být uvedeny v interních předpisech dané firmy. Díky tomu zaměstnanci vědí, jak mají se svou e-mailovou stránkou zacházet, na co se při odchodu a předávání pracovního místa připravit, a co mohou po odchodu čekat. Případně by jej měl zaměstnavatel o těchto krocích při odchodu informovat.

V některých firmách se může zkusit odcházející zaměstnanec se zaměstnavatelem domluvit, že bude mít ke schránce i po odchodu přístup pro nějaké urgentní potřeby. I v tomto případě je ale třeba se dohodnout na konkrétní lhůtě, ve které mu bude přístup umožněn, a po této době je potřeba schránku smazat.